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【MBAChina網(wǎng)訊】要做的工作太多，腦中亂成一團，無法集中精力干好眼前的工作。雖然制定了工作計劃，但從沒能按計劃完成過工作。上班時間不夠用，經(jīng)常加班?？偸钦f“忙死了”。上述這些因為一些細(xì)節(jié)而引起工作不順、浪費時間和精力的現(xiàn)象，估計我們誰都遇到過吧。

前些年，筆者也曾為這些現(xiàn)象苦惱過。當(dāng)時，筆者同時經(jīng)營著三個公司，有時從早上六點到深夜十二點仍然不能完成工作，感覺特別崩潰。

筆者開始反思為什么只有自己忙得分秒必爭?問題出在哪里了?

因為沒有把自己的工作和時間整理好，所以總感覺被工作追趕著，被時間追趕到疲憊不堪。等筆者有意識地對工作進行整理之后，筆者發(fā)現(xiàn)很多工作都能按時完成。

現(xiàn)在，筆者同時經(jīng)營著五個公司，每天都很忙碌，可筆者還能同時做到每年讀書300本以上，經(jīng)常去聽講座，上英語口語會話班，打高爾夫，每個月還能去海外視察、演講，筆者有了更多的自由時間可以做自己想做的事情。

用最小努力得最大回報!對工作進行更好的“規(guī)劃設(shè)計”，不依賴卓越的才能與超強的記憶力，運用人人都能做到的超級整理術(shù)，是筆者提升效率的重要法則。

只要設(shè)定了規(guī)則，并徹底執(zhí)行，不依靠記憶力和意志力，也能實現(xiàn)整理的目的，從而獲取更多的自由時間。

規(guī)則越簡單越好，如果整理方法太繁瑣連自己都記不住，那肯定不能長久堅持。請記?。翰槐刈非笸昝溃淼貌粡氐滓矝]關(guān)系，只要稍微整理一下能比以前少浪費一些時間，就很好了，切忌把大量時間花費在整理上。整理術(shù)有一項原則：“可干可不干的事應(yīng)盡可能地偷懶?！?/span>

一、初級：文件和辦公桌的整理

1.不要記“東西放在哪兒”，而是記“應(yīng)該放哪兒”

2.文件分類保管，但不必分類太細(xì)

3.學(xué)會扔?xùn)|西

4.常用物品和工具應(yīng)該不用站起來就能拿到

5.下班時活兒沒干完不要收拾桌子

6.在名片上寫下見面日期、地點、外貌特征

7.萬事開頭難，從每月一次做起

二、中級：大腦的整理

1.清空大腦，把事情都記在日程表上

要想讓自己專注于眼前的重要工作，就必須要清除大腦中的一切瑣碎事情，使大腦處于空蕩蕩的狀態(tài)。只要是可能遺忘的事、需要記住去辦的事，通通記在日程表上，然后清空大腦。隨著工作一件件完成、一件件從界面上消失，一定會讓人產(chǎn)生一絲成就感，這種成就感也會成為我們工作的動力。

2.把操作型工作委托給他人

工作可以分為“操作型”和“思考型”兩大類。

操作型的工作：如處理發(fā)票、整理文件或進行會議準(zhǔn)備等不怎么需要動腦筋就可以完成的工作，大多數(shù)情況下都是些例行事務(wù)。

思考型的工作：如規(guī)劃立案、策劃新項目、寫作、決定經(jīng)營戰(zhàn)略等需要進行大量思考的工作?！爸灰遣僮餍偷墓ぷ?，我們都可以委托給他人，從而節(jié)約自己的時間，提高工作效率，這也是我們整理的最終目的。”

3.對會議進行程序化管理

筆者并不喜歡開會，在同一時間內(nèi)許多人聚集在一起開會是一種浪費。如果是不得不進行的會議，建議先做要點提綱，用郵件發(fā)給會議全體出席者，讓大家搞清楚會議的議題，做好相應(yīng)的資料準(zhǔn)備，并整理好自己的發(fā)言后，再參加會議。如此一來，大家都明確了自己的職責(zé)和會議內(nèi)容，會議可以高效地進行。

4.用“過濾器”判斷新項目的可行性

筆者給自己設(shè)立了4大項10小項，每次構(gòu)思新項目都按照這幾步思考，這樣就不用在腦海中翻來覆去地掂量新項目是否能上馬，只需每個創(chuàng)意產(chǎn)生時都拿出這個列表一一核對就行了。

4大項：能否令自己感到愉悅?是否有市場發(fā)展前景?是否是積累型的業(yè)務(wù)?是否對社會有益?

10小項：投資回報率能否達到50%以上?在看清這項事業(yè)最重要的關(guān)鍵點的基礎(chǔ)上，再進行思考。最大的風(fēng)險是什么?如何規(guī)避風(fēng)險?有哪些競爭對手?競爭對手的預(yù)計銷量和預(yù)計收益如何?能否將其系統(tǒng)化?市場戰(zhàn)略?自己最擅長這項事業(yè)的哪個方面?減去固定費用和波動費用，收益大概能超過盈虧平衡點多少?

5.在自己喜歡的地方工作

在上班前抽出一點時間，去喜歡的咖啡廳或公園里放松一下，肯定會產(chǎn)生許多在辦公室里想不出來的創(chuàng)意與設(shè)想。

三、高級：時間的整理

1.給工作任務(wù)設(shè)定周期提醒

把例行事務(wù)固定在一個相同的日期，比如投資相關(guān)事務(wù)安排在周二，確認(rèn)工作安排在周一，雖然這些工作只要一周內(nèi)完成就行，周幾做無所謂，但固定一個日子形成規(guī)則更好，可以使工作更加有條不紊，更能集中精力思考問題。

創(chuàng)意也要保存進日程，定期提醒。時不時提醒自己想一想，讓想法逐漸變得具體起來，終于有一天，各項條件都成熟了，于是一鼓作氣，將夢想變成了現(xiàn)實。

2.有效利用空暇時間

有訪客臨時取消來訪計劃，或是會議提早結(jié)束有少許空暇時間的時候，作者便會從日程表中找出能在這個時間段內(nèi)完成的任務(wù)，將其處理完畢。

3.設(shè)定一個“絕對努力工作不走神”時段

在公司的工作時間常常會發(fā)生許多干擾，最典型的就是接打電話。有電話打來時，我們正在全神貫注干著的工作也得暫時放下。

4.輕易不打電話，打電話就要有效率

提前用郵件、傳真對話題內(nèi)容事先溝通，之后再通話時，雙方就可以有針對性地圍繞話題討論，在短時間內(nèi)結(jié)束通話?？傊?，“無論多么重要的事情，都應(yīng)該在三分鐘以內(nèi)結(jié)束通話”。

5.工作日和休息日保持一致作息

四、殿堂：人生的整理

時間無論對于誰都很重要，因為它無法替代也無法儲存。上蒼給予每個人的時間都是相同的一天24小時，但每個人的利用方法不同，擁有時間的質(zhì)量就會產(chǎn)生很大的差異，所以世上的人我們可以將其分為“能充實使用時間的人”和“總是拖拖拉拉的人”。如果能將時間“程序化”，進行高效整理，我們所擁有的時間質(zhì)量也能夠得到很大的改善。

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