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　　2013年11月21日，由MBAChina網(wǎng)、 Blackboard和海南醫(yī)學(xué)院共同舉辦的“第四屆中國商學(xué)院信息化論壇”在海南三亞舉行，本屆論壇主要圍繞商學(xué)院開展信息化進程中出現(xiàn)的一系列問題進行探討，對各商學(xué)院已經(jīng)做出的創(chuàng)新舉措、經(jīng)驗進行分享，并對商學(xué)信息化建設(shè)未來的發(fā)展方向進行研討。

　　在此次論壇上上海交通大學(xué)安泰經(jīng)管學(xué)院院長助理歐平發(fā)表了主題演講，以下為演講實錄：

　　各位老師，大家好，今天我和大家分享的一個題目是我國商學(xué)院信息部門在信息化中近來的角色探討。今天就借這個大會的機會和在座兄弟院校的老師們共同分享和討論。

　　今天我講的主要是四個內(nèi)容。第一個就是我國商學(xué)院信息化建設(shè)現(xiàn)狀與建設(shè)難點的分析，第二個是信息部門的角色定位對商學(xué)院信息化建設(shè)的重要性，第三個是信息部門在我國商學(xué)院信息化建設(shè)過程中的角色定位，第四個是商學(xué)院信息部門人員隊伍建設(shè)的思考。

　　首先是對我國商學(xué)院信息化建設(shè)的現(xiàn)狀的回顧。我們商學(xué)院信息化基本上分為三個階段，第一個階段就是信息發(fā)布階段，主要是以網(wǎng)頁為核心，信息化的應(yīng)用主要是處于教務(wù)管理、財務(wù)管理、人力資源管理的初步應(yīng)用階段。

　　第二個階段就是部門級的應(yīng)用階段，這里面主要是以各類的應(yīng)用軟件為核心，但是這里的問題出現(xiàn)比較多的是信息孤島。

　　第三個階段就是一個信息的集成和應(yīng)用階段，如何用商學(xué)院各個業(yè)務(wù)的流程應(yīng)用和信息的服務(wù)集成在一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺之上。

　　這是一張和商學(xué)院相關(guān)的各個業(yè)務(wù)模塊，我切身體會到其實我們是作為體制內(nèi)的商學(xué)院，它除了面臨如何把我們商學(xué)院內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程和信息集成之外，我們還面臨著一個比較大的問題，就是我們商學(xué)院都是大學(xué)的二級學(xué)院，我們作為一個二級學(xué)院這么一個現(xiàn)狀，因為大學(xué)的各個管理部門都在建設(shè)自己的這么一個系統(tǒng)。我們中國目前的機制不是從上而下來做系統(tǒng)，特別是商學(xué)院是面對市場化的學(xué)院，所以它對信息化的要求一定會比大學(xué)校和其他的學(xué)院要求來的高和來的快。所以怎么能夠解決這個問題，也是蠻困擾的。剛剛復(fù)旦的殷院長也提到這個問題，商學(xué)院的系統(tǒng)和大學(xué)校系統(tǒng)的集成問題。

　　現(xiàn)在目前關(guān)鍵的一些問題，學(xué)院總歸是要聽大學(xué)校的，最近國家對出國審批加大了力度，所以我們交大也起用了出國審批的網(wǎng)上審批流程，但是這個流程當(dāng)中，里面沒有放入商學(xué)院內(nèi)部的審批流程，這個又提出一個難題，我們也在和人力資源部溝通，你不可能讓老師填兩次，但是目前我們只能夠讓老師先在學(xué)校的人力資源系統(tǒng)上填電子的，然后線下我們還要填一張相對比較簡單的一張表。那么如何把這張表去除掉，然后把這個信息能夠集成到我們那個系統(tǒng)里面，這是我們面臨的一個比較大的難題。所以說我感覺到這么一個現(xiàn)狀，造成現(xiàn)在商學(xué)院真正能夠成功實施，而且使用持久的信息化項目所占的比重還不多。

　　另外一個問題，就是反復(fù)投入大量的人力和資金與期望值形成巨大的落差。這里面造成的困難，一個是信息化的需求未能真正滿足，時間成本很大。還有一個是系統(tǒng)開發(fā)商和IT解決方案相對不成熟。我自己本人是從01年到2010年一直在MBA辦公室工作，從02年開始安泰就啟動了信息化的建設(shè)工作，所以我現(xiàn)在是和我的同事吳老師，那個時候是一個需求方的角色，那個時候我在MBA辦公室和他經(jīng)常有很多的爭論。那個時候我感覺到至少我們從02年做信息系統(tǒng)的時候，也是投入大量的人員做系統(tǒng)的測試，我記得很清晰，我們的教務(wù)老師就在那上線的前夕，他測試基本上連續(xù)幾個晚上都在凌晨12點。這個一弄，到真正系統(tǒng)上線，又不是那么好用的時候，我們的怨言就很大。

　　現(xiàn)在我們學(xué)院在oralcal啟動之前，已經(jīng)造成了對信息化系統(tǒng)的恐懼，知道要做大量的分析，要溝通，但不知道真正做完了以后到底用的效果怎么樣，這個就是我們商學(xué)院面臨的問題，我想兄弟院校也可能會面臨這個問題。

　　下面我講一下信息部門的決策定位對我們信息化建設(shè)的重要性。其實商學(xué)院信息部門是作為信息化建設(shè)當(dāng)中一個主要參與者是起著非常重要的溝通和協(xié)調(diào)作用。為什么呢?信息部門是作為學(xué)院的內(nèi)部人員，所以說他對學(xué)院的人員，以及他的業(yè)務(wù)情況相對比較熟悉，同時他也是作為技術(shù)人員可以很好的把握業(yè)務(wù)部門的需求，像IT需求轉(zhuǎn)換過程。所以說一般的信息部門在一個組織當(dāng)中的角色，目前我們是從企業(yè)那邊看，實現(xiàn)過兩次跨越。第一個跨越是從單純的技術(shù)服務(wù)部門，轉(zhuǎn)變?yōu)檎闲畔①Y源入手到推動一個組織的資源整合和部門功能整合的這么一個管理和協(xié)調(diào)部門。第二次跨越在進一步參與到組織的IT規(guī)劃和整體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，上升為推動項目和引領(lǐng)組織的創(chuàng)新發(fā)展中具有全局性、超越前的戰(zhàn)略決策咨詢服務(wù)和協(xié)調(diào)工作部門。

　　我們現(xiàn)在的商學(xué)院，就像我們安泰經(jīng)管學(xué)院，現(xiàn)在正是從技術(shù)的支持、服務(wù)到協(xié)調(diào)管理這么一個角色轉(zhuǎn)變當(dāng)中。但是事實上是什么呢?目前商學(xué)院往往還是將信息化作為一項基礎(chǔ)的服務(wù)，它不與戰(zhàn)略掛鉤，而信息部門常常被質(zhì)疑從屬性和輔助性的地位，它一般就是在做一個硬件和軟件的技術(shù)支撐。

　　我們思考一下它具體的定位是什么樣?在信息化建設(shè)過程中會碰到各類問題，這也都是我們十年一直在經(jīng)歷的。比如缺乏相應(yīng)的戰(zhàn)略規(guī)范，短期行為比較多，責(zé)任也是未落實，職能劃分不清，還有一些投資效益比較難評估?，F(xiàn)在我們?nèi)耘f是面臨這么一個問題，從去年開始上線這個項目，主要是第一期上半部分，基本上現(xiàn)在陸續(xù)在完成，陸續(xù)在上線，我們EMBA已經(jīng)投入到測試使用當(dāng)中，但是怎么去評估?他們的效益到底有多大?姚老師跟我講就是評估到底使用率有高，當(dāng)然這也是一個評估方法，是不是還有其他的方法，我們現(xiàn)在也在思考。

　　我們現(xiàn)在面臨這些問題，我們就在想信息部門如何正確的角色定位，推動整個信息化建設(shè)。我們一起思考了一下，我們覺得還是信息部門有四個角色，如果這四個角色能夠比較好的完成的話，是不是對于整個信息化進程有確保的作用。

　　第一個角色，就是信息資源的管理者，這個是大部分商學(xué)院信息部門都很好的在履行這么一個角色，商學(xué)院信息資源的高效管理和維護對商學(xué)院的日常管理有著非常重要的影響。這個應(yīng)該是大家都不會有異議。

　　第二個角色，我們覺得也應(yīng)該很好的承擔(dān)，就是業(yè)務(wù)伙伴的角色。它應(yīng)該以共同提高學(xué)生、教師和學(xué)院管理的信息化服務(wù)水平為目標(biāo)，相互支持和信任。這個我是感覺比較深的。我當(dāng)初在MBA辦公室的時候，我們是在07年已經(jīng)準(zhǔn)備醞釀啟動提前批面試。為了完成提前批面試需要做相關(guān)的系統(tǒng)做支撐，那個時候我就請吳老師和另外一個同事小朱來做成績查詢、發(fā)布，以及考生信息的填報、提交。在這個過程當(dāng)中，我們反復(fù)的進行了一個很深入的溝通，到08年啟動這項工作之后，我們學(xué)生的網(wǎng)絡(luò)填報工作完成的非常好，沒有出任何差錯，因為也是我們第一次做。從那以后，信息部門另外一個老師小朱基本上就是開始為我們MBA做系統(tǒng)。從08年到現(xiàn)在差不多五年多，因為這次oralcal第一期上班期沒有包括MBA，但是目前為止，MBA基本上能夠滿足日常需求，當(dāng)然他們的招生報名網(wǎng)站，這是MBAChina網(wǎng)小張（張普勝）幫我們做，也是做了很大的貢獻。我10年離開MBA辦公室，11年5月份上線，一下子活動的發(fā)布，報名的咨詢還是得到了比較大的提高，所以說小張的確對我們MBA招生有很大的幫助。

　　第三個是關(guān)于咨詢者服務(wù)的角色。這個角色承擔(dān)的的是將業(yè)務(wù)目標(biāo)與信息技術(shù)聯(lián)系起來，從技術(shù)的角度對流程和職能的劃分提出改進和完善的建議。

　　所以我覺得這三個角色，第一個角色我認(rèn)為大家都在履行，如果后面兩個角色，業(yè)務(wù)伙伴和咨詢服務(wù)兩個角色，信息部門如果能夠再加強的話，那我們會和部門的整個溝通，以及整個信息化系統(tǒng)的推進都會有很好的促進作用。

　　那么第四個角色就是戰(zhàn)略規(guī)劃制定參與者，這個不是我們信息部門能夠決定的事情，這絕對是學(xué)院的高層他們來決定的。比如說到國際化，國際化戰(zhàn)略要實現(xiàn)它，具體的途徑是不是就參加國際認(rèn)證，那參加國際認(rèn)證里面就涉及到數(shù)據(jù)的抓取問題。那么為了很好的方便的抓取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，肯定是要建立大數(shù)據(jù)平臺。我們這次也是因為EMBA排名，包括也參加了MBA的MT的排名，那么這里面關(guān)于認(rèn)證排名的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的問題，我們國際化的院長就說你們這個大數(shù)據(jù)平臺是不是現(xiàn)在就能夠提供貢獻度了?很遺憾，現(xiàn)在還不行。因為我們一期還沒完成，可能我想等兩年這個大數(shù)據(jù)平臺才能產(chǎn)生作用。

　　但是這個戰(zhàn)略規(guī)劃的制定參與者，我覺得這是相當(dāng)相當(dāng)?shù)闹匾?。我也在和姚老師溝通，如果不是這么一個定位的話，有些系統(tǒng)的設(shè)置就是以部門為主，主任想這么做，他就這么做。等這個主任換掉，這個系統(tǒng)，這個流程又廢掉了，但是我是覺得這個是完全不對的，你就是在浪費這個資源。

　　為了很好的完成這四個角色，對人員隊伍的建設(shè)思考。首先還是要提高信息部門的人員配置，我們可能是在07年以前系統(tǒng)方面只有一位老師，07年以后兩位老師，我們一直到今年增加到四位老師，這個肯定是比以前有所增長，但是這個工作量還是非常非常巨大的。

　　但是對于一些工作呢，可以外包的我們盡量外包，還有一些非技術(shù)性，非長期性的工作可以請學(xué)生助管來協(xié)助我們來做，但是一些關(guān)鍵的崗位一定要有我們一只非常穩(wěn)定的隊伍。

　　另外一個就是對信息部門主管的選用那是非常重要，他除了有專業(yè)技能知識和項目管理與運用能力之外，我覺得其他的溝通能力，協(xié)作能力和決策能力，特別是當(dāng)中的溝通和協(xié)作能力，這是非常非常重要。

　　另外一個就是在信息部門的人員選用方面，就是如何提高我們的人員滿意度和歸屬感。

　　最后我是覺得一定要提高我們?nèi)藛T的服務(wù)意識，這個是一直在講。就是在MBA工作的時候，因為我們面對的是市場化的辦學(xué)，所以說這個服務(wù)意識在招生的時候還比較強，所以我是覺得在IT部門也一樣的，所以我們一定要學(xué)會傾聽，另外一個書面確認(rèn)，其實書面確認(rèn)這項工作真的是不好做。有的時候你讓部門書面確認(rèn)，他馬上就是有反感的情緒上來，但是沒有書面確認(rèn)也會出現(xiàn)非常多的問題，就是怎么把這兩項工作做好，其實也是非常關(guān)鍵的。

　　那跟大家討論這個問題就到這里。說的不對的地方請大家多多指出。謝謝大家。