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<p></p> <p style="line-height: 2em;">對于大多數(shù)職場人來說，to do list是一張永遠也無法完成的清單——舊的任務還沒完成，新的任務又出現(xiàn)了。任務之間整天相互干擾與碰撞，不但會讓交付滯后、錯誤百出，還會讓職場人失去對時間和行動的控制力。但是，這些任務都是一定要立即完成的嗎？邁克爾·海厄特（Michael Hyatt）在<span style="color: rgb(84, 141, 212);"><strong>《深度專注力：管理精力和時間的9種方法》</strong></span>一書中，為職場人打造了設計自己每周和每天日程表的方法，幫助職場人減輕焦慮感，更好地規(guī)劃自己的時間。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">如果自己不能安排生活的優(yōu)先次序，就只能任由別人替你安排。</p> <p style="line-height: 2em;">—— 格雷戈·麥吉沃恩（Greg Mckeown）</p> <p style="line-height: 2em;">《精要主義》一書作者</p> <p></p> <p></p> <p style="line-height: 2em;"><span style="color: rgb(84, 141, 212);"><strong>設計你的一周：“每周預覽”</strong></span></p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">領導者和專業(yè)人士很少有必須在一周內(nèi)就要完成的大計劃，他們面臨的多是需要幾周甚至幾個月才能完成的復雜項目，因此，盡管我們盡了最大努力來保持長期的專注力，但還是相當容易心猿意馬。身處碎片化的經(jīng)濟時代，你的注意力在周一可能就已經(jīng)被撕扯得支離破碎，但直到周四你才意識到自己早已偏離了航道。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">*是，你可以設計自己的一周以保持主要任務的可見性，并在執(zhí)行過程中隨時回顧進展?！懊恐茴A覽”包含六個步驟，這是使你能夠持續(xù)跟蹤所有懸而未決的任務，并建立時間控制感的六個步驟。你可以在任何時候完成“每周預覽”，關鍵是你必須去做。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">第一步</p> <p style="line-height: 2em;">列出你最大的成就。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">列出你最重要的成果，你最引以為傲、對你生活和工作影響最大的事情。這一步你必須有意為之，即便一開始你可能會感覺不自在。請專注于產(chǎn)生感激、興奮和個人效能的你所取得的成就上，在接下來的一周更加精力充沛地處理重要工作。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">第二步</p> <p style="line-height: 2em;">回顧前一周。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">接下來，做個小小的事后回顧?；仡櫱耙恢艿慕?jīng)歷，回顧你學到的教訓，并做出在不久的將來能看到進步的調(diào)整。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;"><span style="color: rgb(84, 141, 212);"><strong>這一步，有三個問題需要你回答：</strong></span></p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">首先，你的主要任務比前一周進展了多少？這是你進行誠實的自我反省的機會。評估你在前一周工作中的主要計劃，你都完成了嗎？還有哪些工作要做？</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">其次，什么行動是有效的，什么又是無效的？有你沒有預計到的打斷或干擾因素嗎？導致你被打斷或干擾的事情是什么？誰導致的？你能避免嗎？當時你的計劃是什么？計劃有幫助嗎？你的時間預算做得好嗎？</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">最后，基于你剛才的確認，什么是你會繼續(xù)、改進、開始或停止的行動？這一步驟是要把你的經(jīng)驗教訓轉(zhuǎn)化為可供借鑒和實操的要點，也是在給自己真正成長的機會。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em; text-align: center;"><img src="https://static3.doxue.com/uploads/2021/05/16/b3f84bc04801c4d76f94ef7d437f8908.jpg"></p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">第三步</p> <p style="line-height: 2em;">回顧你的任務清單和筆記。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">我們的任務清單和筆記即使只經(jīng)過短短一周也會像野草一樣瘋長，所以，進行快速回顧避免失控很重要。我建議從你推遲的、那些需要你日后有意識安排的任務開始做任務清單回顧。如果你使用項目管理工具，可用該工具進行狀態(tài)更新和未來計劃。此外，我建議你將任務列表歸置在一個地方（最多兩個地方），你的任務和筆記存放的地方越多，丟失的可能性就越大。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">接下來，回顧授權任務。這些是你已經(jīng)交給其他人的任務，利用這一步，讓那些授權出去的項目回到你的雷達顯示屏上，如果有必要的話，跟進該項目負責人。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">為了防止遺漏關鍵任務，你可以利用回顧的時間做好以下四件事：</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">清除</p> <p style="line-height: 2em;">如果一項任務已不再相關，就將其刪除。</p> <p style="line-height: 2em;">規(guī)劃</p> <p style="line-height: 2em;">如果你打算稍后解決一些問題，把它們記在你的日程表上。</p> <p style="line-height: 2em;">優(yōu)先</p> <p style="line-height: 2em;">如果你知道這周你有一項重要任務需要處理，但沒有想好放到哪天去完成，那就優(yōu)先處理。</p> <p style="line-height: 2em;">推遲</p> <p style="line-height: 2em;">如果這是一個你仍然想做，但本周肯定沒時間完成的任務，你可以把它留在清單上。然后把它放在一邊，下次回顧時再去考慮。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">第四步</p> <p style="line-height: 2em;">檢查目標、項目、活動、會議和截止日期。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">失去對最重要的目標和項目的可見性是導致人們犯錯的主要原因之一。“每周預覽”的過程能夠有效解決這類問題，提高你在工作中的優(yōu)勢?；仡櫮阏谂_成的目標，使之與你的關鍵動機重新關聯(lián)；同時，明確下一周你為實現(xiàn)目標將采取的步驟；以及，利用預覽時間來檢查重要的項目和交付的成果，確定哪些任務是你必須做的，哪些是你能夠做的。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">現(xiàn)在，查看下一周的日程表，這是非常好的機會，我們能明確要為下周的工作做哪些準備，授權哪些任務，或在新一周開始之前為哪些前期工作收尾。你不能同時讓兩架飛機降落在同一條跑道上，所以需根據(jù)新任務發(fā)生的日期，及待完成任務的截止日期來進行有序安排。檢查即將到來的會議也非常重要，如果你需要重新安排或取消會議，越早通知越早安排越好。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">第五步</p> <p style="line-height: 2em;">制訂“每周3大任務”。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">重新回顧了你所有的目標、項目、截止日期以及其他關鍵節(jié)點后，就可以開始積極主動地建立你的“每周3大任務”了。3大任務意味著下一周你要完成的3件最重要的事情，這樣你才能在你的主要目標和項目上取得進展。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">那么如何決定“每周3大任務”呢？一個有用的工具就是“時間管理矩陣”。該工具歷時已久，由艾森豪威爾首創(chuàng)，經(jīng)斯蒂芬·科維（Stephen Covey）推廣普及。這是個簡單的二分矩陣，分為四個象限，其中橫軸代表緊急程度，縱軸代表重要性。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em; text-align: center;"><img src="https://static3.doxue.com/uploads/2021/05/16/25bd1b6c2b783de9cc668ba9d6499ee6.jpg"></p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">設計你的一天時應遵循這個邏輯：優(yōu)先象限1和2的任務，明確象限3的任務（有哪些我是可以授權出去的？），然后，刪除象限4的所有任務。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">第六步</p> <p style="line-height: 2em;">規(guī)劃恢復活力的時間。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">7個恢復活力的方法：睡眠、飲食、運動、社交、玩耍、反思和斷電。現(xiàn)在花點時間把它們安排進你的夜晚和周末，或者你為恢復活力預留的任何時間里。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">睡眠</p> <p style="line-height: 2em;">你每晚想睡多長時間？你必須在什么時候上床以確保睡眠充足？你希望打個盹嗎？</p> <p style="line-height: 2em;">飲食</p> <p style="line-height: 2em;">你有任何想去的餐廳或想做的菜嗎？（可以結合社交活動來設計）</p> <p style="line-height: 2em;">運動</p> <p style="line-height: 2em;">你想在空閑時間鍛煉身體嗎？你想嘗試一些不同于平時鍛煉的運動嗎？</p> <p style="line-height: 2em;">社交</p> <p style="line-height: 2em;">休息的時候，你想和誰一起度過？你的優(yōu)質(zhì)時間是什么樣的？你們可以一起做什么活動來加強彼此之間的聯(lián)系？</p> <p style="line-height: 2em;">玩耍</p> <p style="line-height: 2em;">你打算在空閑時間做些什么？有什么愛好是你想追求的，有什么游戲是你想玩的，有什么電影是你想看的？</p> <p style="line-height: 2em;">反思</p> <p style="line-height: 2em;">你將如何使你的頭腦和心靈恢復活力？讀一本書？寫日記？去散步？參加某些儀式？</p> <p style="line-height: 2em;">斷電</p> <p style="line-height: 2em;">你會采取什么步驟確保自己真正被隔離？例如，把手機放在抽屜里，從工作應用程序上下線，不去思考、談論或閱讀有關工作的內(nèi)容？</p> <p></p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">設計你的一天：“每天3大任務”</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">偉大的日子不會憑空而來，它們都是有成因的。你的計劃不能任由他人控制，不能永遠完不成對你重要的事情，你需要按照你的重要目標和優(yōu)先順序來設計自己的一天。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">我每天只盯著3大關鍵任務，僅僅是3個，我把這稱為我的“每天3大任務”。我發(fā)現(xiàn)帕累托原理（Pareto Principle）很適用。根據(jù)80/20原則，大約80%的結果產(chǎn)生自20%的行動。根據(jù)我的經(jīng)驗，一般人在任何時候都有12~18項任務要清，為了便于分析，讓我們定義為15項。如果運用運用80/20原則，只有3項任務是重要的，想象一下哪些任務可以讓你僅付出20%的行動卻能帶來80%的結果，那就是你的3大任務。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">如何選擇你的“每天3大任務”呢？首先，參考你的“每周3大任務”。記住，這是讓你的目標和項目取得進展的每周必須產(chǎn)出結果的3大任務。讓你每周的重要任務引導你每天的重要任務，這些任務首先應該都位于你的渴望區(qū)，并會出現(xiàn)在時間管理矩陣的象限1或象限2中。記住你的“每周3大任務”，從渴望區(qū)開始行動，然后轉(zhuǎn)到象限1的任務（重要和緊急），最后轉(zhuǎn)到象限2的任務（重要和不緊急）。當然，除此之外，你還會有其他的請求和其他必須要處理的事務，這也需要遵循優(yōu)先級矩陣。如果你不這樣做，你的一天就會被象限3的任務壓得喘不過氣來。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em; text-align: center;"><img src="https://static3.doxue.com/uploads/2021/05/16/92111b057a01ce7b4f4ae46b49fd41a1.jpg"></p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">現(xiàn)在，你也許會覺得這樣的規(guī)劃硬性死板，但它不僅能迫使你把精力聚焦在最重要的事情上，還能讓你避免壓力過大，為什么？因為你不再有一長串完不成的事情。（如果一開始就知道自己不會贏，誰還會全力以赴？）這不但能減壓，甚至還有九成勝算。在一天結束時清單上所有的事情都能被你劃掉，這是多棒的感覺？當你遵循這一模式時，你會發(fā)現(xiàn)，你每天的時間將只花在處理最重要的任務上。</p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">在整個工作日只列出3項任務似乎是逃避責任，但所需的自律和努力卻超出你的想象。從12件事中找出最值得專注的3件是需要額外付出的，相反，計劃一堆不同的任務是一種懶惰的表現(xiàn)，恰恰是這樣的清單讓你的一整天為之忙碌卻無所作為。如果你認為一天只完成3項任務不足以贏得長期的成功，那么考慮一年的長期影響：假如你每周工作5天，每年休假25天，你一年有235天的工作時間。如果每個工作日你都能完成3個高杠桿收益任務，那么你的年終記錄將會是705項重要任務的達成。能想象你在一年內(nèi)完成705項重要的、在你渴望區(qū)的任務對你的業(yè)務產(chǎn)生的影響嗎？</p> <p></p> <p></p> <p style="line-height: 2em; text-align: center;"><span style="color: rgb(84, 141, 212);"><strong>為你的時間設定邊界</strong></span></p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">生活在耶穌時代的羅馬哲學家塞內(nèi)加（Seneca），就我們共同面臨的挑戰(zhàn)曾寫道：“不是我們的生命短暫，而是我們浪費了很多時間。”他還說：“生命可以是漫長的，如果你知道如何利用它?！?lt;/p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">我們在這個間題上已經(jīng)糾結了兩千年，甚至可能還要糾結更久。我們隨意浪費時間，任由生命虛度。塞內(nèi)加說：“人們不會讓任何人掠奪自己的財產(chǎn)，然而他們卻可以任由他人侵占自己的生命！人們在談到個人財產(chǎn)時錙銖必較，但揮霍本該吝嗇的時間卻出手闊綽?！?lt;/p> <p></p> <p style="line-height: 2em; text-align: center;"><img src="https://static3.doxue.com/uploads/2021/05/16/22236d67697721b48cf462bcc7e81786.jpg"></p> <p></p> <p style="line-height: 2em;">困難在于時間是無形的，未來的界限也不固定。解決之道是在每周日程表和每天日程表上規(guī)劃出我們要做什么及何時去做。“每周預覽”“每周3大任務”“每天3大任務”將確保所有潛在任務對我們持續(xù)可見，同時也對時間的運用設定了嚴格的界限。如果你完成了這樣的規(guī)劃，就將保證你的時間不被打擾，這是抵御時間強盜入侵的一大進步。</p> <p style="line-height: 2em; text-align: center;"><img src="https://static3.doxue.com/uploads/2021/05/16/ec0e9b1a371af53ace59096fe0490286.png"></p> <p style="line-height: 2em;">《深度專注力》</p> <p style="line-height: 2em;">作者：[美] 邁克爾·海厄特出版社：機械工業(yè)出版社出版時間：2020年4月</p> <p style="line-height: 2em;"></p>