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新冠肺炎疫情來(lái)臨之后，全國(guó)各地都延長(zhǎng)了春節(jié)假期。對(duì)于必須在近期開(kāi)工的企業(yè)，也將面臨新的挑戰(zhàn)。尤其是中小企業(yè)和創(chuàng)業(yè)公司，不僅要應(yīng)對(duì)生存壓力，還要保證員工的安全和公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。那么對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，開(kāi)工之際有哪些需要注意的事項(xiàng)？如果選擇遠(yuǎn)程辦公，如何保證其效率與協(xié)同？如何開(kāi)源節(jié)流、降本增效？今天，薪人薪事創(chuàng)始人常興龍（中歐創(chuàng)業(yè)營(yíng)第七期）為我們帶來(lái)分享。

合理規(guī)劃開(kāi)工節(jié)奏

春節(jié)以來(lái)，我們收到很多公司關(guān)于疫情下組織管理方面的咨詢，多數(shù)都集中于如何在節(jié)后恢復(fù)辦公這件事情上。

具體來(lái)看，此次疫情中，企業(yè)組織出現(xiàn)了兩個(gè)新特點(diǎn)：一是春節(jié)假期的人員流動(dòng)性高，員工分布在全國(guó)各地，有些可能還暫時(shí)無(wú)法到崗；二是每個(gè)人的情況都不一樣，比如健康狀況、網(wǎng)絡(luò)條件以及工作角色等等，這些都可能帶來(lái)組織管理上的不確定性。

在這種情況下，怎樣合理規(guī)劃開(kāi)工節(jié)奏？我們歸納了三個(gè)要點(diǎn)：一專、兩收、三管。

“一?！笔侵附ㄗh由HR牽頭成立疫情專項(xiàng)小組。組內(nèi)人數(shù)不需要太多，但是要確保能夠及時(shí)處理員工的問(wèn)題，做到公開(kāi)透明，讓員工在出現(xiàn)問(wèn)題的第一時(shí)間知道去找誰(shuí)，并且要讓每位員工都了解這一點(diǎn)。

“兩收”指內(nèi)外兩方面的信息收集。外部信息包括各地的疫情、當(dāng)前的安全情況、其他公司的返崗情況等等。這些信息現(xiàn)在多是員工個(gè)人在收集，如果有專門的小組去做，不但可以節(jié)省時(shí)間，還能保持信息的一致。對(duì)于內(nèi)部信息，因?yàn)閱T工返崗的情況和自身狀態(tài)都處在變化之中，建議利用調(diào)查問(wèn)卷或其他便捷化工具，由專項(xiàng)小組對(duì)此進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，并保證這項(xiàng)工作的細(xì)致程度。

“三管”是指HR團(tuán)隊(duì)按照不同的業(yè)務(wù)來(lái)分角色完成三方面的管理。

一是集中會(huì)議的管理。這個(gè)時(shí)期，開(kāi)會(huì)必須考慮安全性問(wèn)題。在是否必須戴口罩、不同級(jí)別會(huì)議用多大的會(huì)議室、參與人數(shù)限制等方面，最好建立明確的機(jī)制，向每位員工提供具體的信息。

二是遠(yuǎn)程管理，主要是遠(yuǎn)程考勤。遠(yuǎn)程考勤并不是為了監(jiān)視員工，而是幫助員工收心。員工從休假狀態(tài)切換至工作狀態(tài)需要時(shí)間，尤其在遠(yuǎn)程辦公時(shí)，這一時(shí)間會(huì)拖長(zhǎng)，如果每天有遠(yuǎn)程的考勤打卡，可以幫助大家盡快進(jìn)入工作狀態(tài)。

三是協(xié)作方式的管理。遠(yuǎn)程辦公與本地辦公的協(xié)作方式有明顯不同，要將協(xié)同方式加以明確。在落實(shí)這些工作時(shí)，一方面要做好疫情防控，另一方面要做到因地制宜和合規(guī)。

只要把這三點(diǎn)認(rèn)真落實(shí)好，90%以上的企業(yè)可以快速進(jìn)入到工作狀態(tài)中。

打造健康的組織環(huán)境

17年前SARS暴發(fā)時(shí)， 很多80后和90后還沒(méi)有進(jìn)入職場(chǎng)。對(duì)于年輕員工來(lái)說(shuō)，這是第一次經(jīng)歷疫情，很可能會(huì)產(chǎn)生恐慌心理。這時(shí)，公司管理者和HR首先要多做正面疏導(dǎo)。其中有三點(diǎn)需要注意：第一，直面問(wèn)題，不要回避，互相猜測(cè)有可能會(huì)引發(fā)更大的問(wèn)題；第二，消除恐慌心理；第三，樹(shù)立榜樣標(biāo)準(zhǔn)。

其次要積極面對(duì)。當(dāng)下，所有公司都需要面對(duì)一定的不確定性，由于各地的復(fù)工時(shí)間可能不同，公司要根據(jù)自己的員工所在地狀況，落實(shí)相應(yīng)的政策。在此過(guò)程中，要爭(zhēng)取做到公司價(jià)值觀的統(tǒng)一。很多中小企業(yè)管理者都背負(fù)著不小的壓力，如果此時(shí)員工思想不統(tǒng)一，存在畏懼或者恐慌心理，將不利于情況的好轉(zhuǎn)，甚至有可能使整個(gè)公司變得沒(méi)有斗志。價(jià)值觀統(tǒng)一后，再解決個(gè)性化問(wèn)題，如果某些員工的個(gè)性化問(wèn)題沒(méi)解決好，也可能會(huì)產(chǎn)生很大的負(fù)面作用。

第三是樹(shù)立信心。建議這個(gè)過(guò)程中多打小的勝仗，比如將一個(gè)項(xiàng)目拆分成一些小的環(huán)節(jié)，一步步來(lái)，多打勝仗。這一過(guò)程中，HR要?jiǎng)?chuàng)造出一些機(jī)制，來(lái)增加員工之間的互動(dòng)。在取得一些成績(jī)或者獲取到新的信息時(shí)，可以及時(shí)分層與員工進(jìn)行同步。

第四是恢復(fù)生產(chǎn)。HR要和業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)重新確認(rèn)目標(biāo)，年前定的目標(biāo)可能要重新調(diào)整，也不排除需要在新的協(xié)作方式下調(diào)整組織構(gòu)架。當(dāng)前環(huán)境不同，一定要進(jìn)行流程的改變，否則很難恢復(fù)前進(jìn)的趨勢(shì)。

做好遠(yuǎn)程辦公協(xié)同

疫情持續(xù)期間，很多公司開(kāi)工后要實(shí)行遠(yuǎn)程辦公。如何做好遠(yuǎn)程辦公的協(xié)同？歸納起來(lái)有四個(gè)要點(diǎn)：

第一，細(xì)化任務(wù)顆粒度。在當(dāng)前情況下，把大任務(wù)拆解成小任務(wù)是非常重要的，這一點(diǎn)需要HR和業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者達(dá)成共識(shí)。首先由HR牽頭，將大的任務(wù)拆解成具體的、明晰的限時(shí)任務(wù)。其次是以日為計(jì)，細(xì)化協(xié)同。線下辦公時(shí)，一個(gè)任務(wù)的協(xié)同在工位之間互相傳遞就可以了，遠(yuǎn)程辦公則往往會(huì)出現(xiàn)拖延，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)關(guān)鍵人沒(méi)有完全到崗的情況，因此需要將協(xié)同進(jìn)行細(xì)化。最后，要建立新的備份機(jī)制和考核機(jī)制，包括人員情況的備份與系統(tǒng)化的考核，最好有系統(tǒng)化、在線化的軟件，能夠幫助大家進(jìn)行梳理，否則一定會(huì)亂掉。

第二，及時(shí)處理工作評(píng)價(jià)。需要注意的是，在遠(yuǎn)程辦公中，公司上下級(jí)很容易出現(xiàn)情緒割裂。因此，要明確當(dāng)天要處理的任務(wù)，早規(guī)劃，晚復(fù)盤(pán)。當(dāng)上下游出現(xiàn)協(xié)同風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，要鼓勵(lì)員工主動(dòng)講出來(lái)。由于許多工作并不能事先確定需要的時(shí)間，因此短期即時(shí)評(píng)價(jià)和長(zhǎng)期積累機(jī)制的建立也要兼顧。

第三，減少團(tuán)隊(duì)迭代風(fēng)險(xiǎn)。春節(jié)假期之后一般是招聘旺季，在遠(yuǎn)程協(xié)同的情況下，員工換工作的概率有可能會(huì)比往年大。HR需要提前啟動(dòng)一些措施，以減少團(tuán)隊(duì)迭代的風(fēng)險(xiǎn)。首先，針對(duì)年前已經(jīng)發(fā)Offer的候選人，HR需要重新回顧一下其崗位情況，看是否需要對(duì)方延期或盡快入職；其次，提前開(kāi)啟線上招聘通道，加強(qiáng)人才庫(kù)的積累；最后，建立完整的電子勞動(dòng)合同制度。

第四，建立線上合規(guī)完整流程。HR圈子里有一句話：養(yǎng)魚(yú)先養(yǎng)水，即工作環(huán)境決定了員工的成長(zhǎng)和對(duì)組織的貢獻(xiàn)程度。顯然，現(xiàn)在的工作環(huán)境已發(fā)生很大改變，因此從入職到離職的整個(gè)相關(guān)流程也要有很大的改變。

第一步，HR要做好員工從入職到離職所有環(huán)節(jié)的回顧，找到適用于現(xiàn)在的辦法和制度。

第二步，進(jìn)行必要的法制文件電子化補(bǔ)充。除了勞動(dòng)合同以外，薪酬證明等其他文件是否也可以電子化？對(duì)應(yīng)的個(gè)稅、薪酬制度、扣款情況，要進(jìn)行體系化的梳理。

第三步，也是最重要的一步，就是要建立線上遠(yuǎn)程化、合規(guī)、完整的人力資源流程。

做到這四點(diǎn)，就可以做好遠(yuǎn)程的辦公協(xié)同了。

開(kāi)源節(jié)流，降本增效

從駐地辦公切換到遠(yuǎn)程辦公的時(shí)候，生產(chǎn)效率一定會(huì)受到影響。前幾天，我收到了很多創(chuàng)業(yè)者朋友的提問(wèn)，有的甚至感慨 “我今年不會(huì)倒了吧”，壓力顯而易見(jiàn)。大家都預(yù)估疫情可能要持續(xù)幾個(gè)月，在這期間怎樣降低成本、開(kāi)源節(jié)流，成為普遍關(guān)注的問(wèn)題。

在這里，我有四個(gè)觀點(diǎn)與大家分享。首先，強(qiáng)化優(yōu)勝劣汰機(jī)制。由于生產(chǎn)環(huán)境和生產(chǎn)流程有了新的變化，對(duì)于組織管理來(lái)講，首先要做的就是強(qiáng)化優(yōu)勝劣汰的制度。這樣做的目的不是要對(duì)員工苛刻，而是組織和員工之間要做一個(gè)新的、協(xié)同的雙向設(shè)定，這同時(shí)也是一個(gè)雙向選擇的過(guò)程。HR需要提前針對(duì)最壞的情況做好預(yù)案。

加強(qiáng)優(yōu)勝劣汰的過(guò)程有三個(gè)重點(diǎn)工作：第一，重新定義人才的投入產(chǎn)出比（ROI），遠(yuǎn)程辦公情況下，銷售、運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、產(chǎn)品等不同部門的重要度、投入產(chǎn)出比可能會(huì)有變化，特別是財(cái)務(wù)部門，要做好這方面的協(xié)同處理。第二，明確公布淘汰機(jī)制，加速組織跟員工之間的磨合。第三，打造新的共生組織，讓大家能夠重新去匹配和對(duì)位。

如果想開(kāi)源節(jié)流，就要先把優(yōu)勝劣汰機(jī)制做扎實(shí)，最好對(duì)應(yīng)到職級(jí)、職位，并且通過(guò)系統(tǒng)使其明確下來(lái)，讓每位員工都知曉自己在這個(gè)企業(yè)中的上升通道出現(xiàn)了什么變化。

有人擔(dān)心，強(qiáng)化優(yōu)勝劣汰機(jī)制以后，本身就有一些恐慌和不安定情緒的員工會(huì)加速離職。其實(shí)恰恰相反，明確了機(jī)制以后，組織和員工的結(jié)合會(huì)更加牢固。

其次，及時(shí)同步國(guó)家政策。當(dāng)前的國(guó)家政策是延長(zhǎng)假期，一些地方政府還出臺(tái)了一些惠企措施。首先要合規(guī)處理，把國(guó)家政策落實(shí)下來(lái)。另外，對(duì)于新的利好政策，需要HR和相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人同時(shí)進(jìn)行關(guān)注。

如今，駐地辦公和遠(yuǎn)程辦公并存已經(jīng)成為定局，企業(yè)管理者可以考慮在全國(guó)范圍內(nèi)對(duì)薪酬體系、招聘體系、培訓(xùn)體系以及生產(chǎn)體系等進(jìn)行優(yōu)化分布，并及時(shí)同步國(guó)家政策。

再次，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。優(yōu)化的核心不是裁員，而是在企業(yè)的發(fā)動(dòng)機(jī)、驅(qū)動(dòng)力發(fā)生改變的情況下，重新梳理不同角色的定位。比如目前在遠(yuǎn)程協(xié)作的時(shí)候，需要多少主管，他們的任務(wù)是什么，員工跟主管溝通的時(shí)候需要做什么，更高級(jí)別的VP需要做的工作是什么，等等。

優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)分為三步：先回顧角色的重要性，再縱向看長(zhǎng)短期的回報(bào)比例在不同角色之間是怎樣分布的，接下來(lái)再橫向看每一層的協(xié)同任務(wù)邊界是不是要重新劃分。這樣就可以把人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行體系化的梳理了。

最后，調(diào)整投入的明細(xì)。以前，本地化辦公的成本多一些，在目前的情況下，需要有意識(shí)地對(duì)投入的比例分配進(jìn)行調(diào)整。比如固定房租、水電費(fèi)的投入有可能會(huì)縮小，遠(yuǎn)程辦公投入的費(fèi)用要加大。你的投入在什么地方，收獲就會(huì)在什么地方，要根據(jù)自己的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行投入調(diào)整。

調(diào)整中，需要看短期回報(bào)和長(zhǎng)期回報(bào)。調(diào)整后哪些員工產(chǎn)生的績(jī)效比較高，就應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)上對(duì)這些員工的激勵(lì)。整體來(lái)講，在時(shí)效性和細(xì)微度方面做得越多，調(diào)整效果就越好。

降低成本其實(shí)是相對(duì)的，不要以為降低成本就是裁員、縮減開(kāi)支。如果成本不變，產(chǎn)出提高，也是相對(duì)降低了成本。開(kāi)源則是在新的情況下，考慮能不能實(shí)行新的合作和協(xié)同機(jī)制。

HR的操作清單和工具

前面說(shuō)了很多方案與方法，也許有些企業(yè)會(huì)覺(jué)得短期內(nèi)沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)。其實(shí)，在具體做的時(shí)候，大家可以尋求一些專業(yè)HR工具的幫助。通過(guò)以下四個(gè)操作步驟，就可以把前面所說(shuō)的整體建立起來(lái)。

第一，以人為本，隨時(shí)關(guān)注員工的健康。通過(guò)在線問(wèn)卷、員工社區(qū)等在線化工具，做到及時(shí)溝通和調(diào)整。

第二，實(shí)時(shí)掌握工作進(jìn)度。要對(duì)激勵(lì)、評(píng)價(jià)做到及時(shí)有效的管理，可以通過(guò)對(duì)工作任務(wù)的分發(fā)、外勤的打卡情況、自身福利情況進(jìn)行跟蹤，做到及時(shí)有效溝通。

第三，人事工作合規(guī)管理。在本地化向遠(yuǎn)程化切換的過(guò)程中需要一些工具，比如做電子化合同的工具和做線上招聘的管理工具，讓線上的入轉(zhuǎn)調(diào)離做到及時(shí)合規(guī)，成為流程化的固定測(cè)評(píng)。最后，要系統(tǒng)化地形成SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程）。讓HR與各業(yè)務(wù)線的管理者，包括重點(diǎn)的HRBP（人力資源業(yè)務(wù)合作伙伴），以及其他關(guān)鍵崗位之間做好聯(lián)動(dòng)，要進(jìn)行體系化的梳理，使得員工與組織之間形成整體協(xié)同。

在這一過(guò)程中，需要關(guān)注三個(gè)關(guān)鍵的原則、指標(biāo)和方法：公司的審批、考勤、協(xié)作規(guī)則，全息一體化的生命周期管理，以及數(shù)字化的分析對(duì)比機(jī)制。相信此“疫”過(guò)后，大家都可以把自己的HR工作做得更好。

來(lái)源 | i黑馬

口述 | 常興龍 整理 | 張九陸

編輯 |張響

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